FREQUENTLY ASKED QUESTIONS

Allgemeines

Kann eine Person mehr als eine ORCID iD haben?

Dies war lange Zeit ein Problem mit ORCID, da Einrichtungen ohne Zustimmung iDs für ihre Mitarbeiter_innen erstellen konnten.

Mittlerweile ist es nicht mehr möglich, zwei oder mehrere iDs zu haben, da das ORCID-System bei der Registrierung einer zweiten iD automatisch auf mögliche Duplikate hinweist.

Wie kann ich meinen ORCID-Record effizient pflegen?

Das ORCID-System kommuniziert mit anderen Systemen wie den Datenbanken Scopus, Web of Science oder PubMED, DOI-Anbietern wie DataCite oder Crossref und Suchmaschinen für wissenschaftliche Open Access-Werke wie BASE oder Redalyc.

Das ORCID-System bietet auch ein automatisiertes Sammeln von Informationen aus diesen Systemen und die Aggregation in die ORCID-Records an. Diese Funktionalität findet man unter „Work > Add Works > Search&Link“.

Wenn diese Option aktiv einstellt ist, wird der ORCID-Record automatisch aktualisiert. Nach jeder Aktualisierung des ORCID-Records erhält der_die Benutzer_in eine Nachricht mit Informationen über die Änderungen.

Die Informationen können auch händisch eingetragen oder über den persistenten Identifikator (DOI, PubMed ID, ArXiv ID) des Werkes mit einem Klick das Werk direkt dem ORCID-Record zugeordnet werden.

Ist es möglich, Duplikate im ORCID-Record zu vermeiden?

Es ist möglich, dass das gleiche Werk aus verschiedenen Quellen (z.B. aus dem institutionellen Repository und aus der wissenschaftlichen Zeitschrift) nach ORCID exportiert wurde. In diesem Fall können Duplikate gefunden werden.

Um dies zu lösen, hat ORCID die Funktionalität „Combine“ eingeführt, die es erlaubt, zwei Werke in einem Datensatz zu verbinden.

Konsortium

Wer kann dem Konsortium beitreten?

Jede Institution, die ihren Sitz in Österreich hat und nach österreichischem Recht organisiert ist, kann beitreten, wenn sie aus folgenden Bereichen kommt:

  • Hochschulbereich
  • Staatliche Forschungs- und Fördereinrichtungen
  • Non-for-Profit-Unternehmen

For-Profit-Unternehmen können prinzipiell auch Mitglieder von ORCID werden, allerdings ist dies nicht durch eine Konsortiallösung möglich. Weitere Informationen über die ORCID-Mitgliedschaftsmöglichkeiten finden Sie hier.

Welche Vorteile hat eine Mitgliedschaft im ORCID Austria Konsortium?

  • Integration der ORCID iD als Personenidentifikator in der Einrichtung. ORCID ist bereits in den Richtlinien von Forschungsförderern (z. B. FWF) verpflichtend und wird auch in anderen offiziellen Dokumenten empfohlen (z. B. LIBER Open Science Roadmap oder EC Next-generation metrics);
  • Zeitersparnis beim Verwalten der Publikationen Ihrer Forschenden, weil der Prozess durch die API (Schnittstelle) von ORCID automatisiert werden kann;
  • Möglichkeit der automatisierten Benachrichtigung bei Änderungen in den ORCID-Records der Forschenden (z. B. bei neuen Publikationen oder bei Änderung der Affiliation);
  • Möglichkeit der beauftragten Bearbeitung der ORCID-Records der Forschenden als Service der Einrichtung;
  • Möglichkeit der Premium-Mitgliedschaft zum reduzierten Preis. Die Premium-Mitgliedschaft erlaubt die Integration von ORCID in fünf unterschiedlichen Systemen (z. B. Publikationsserver, CRIS, Zeitschriftensysteme oder Repositorien);
  • Zugriff auf eine Plattform für Erfahrungs- und Informationsaustausch sowie unterschiedliche Kommunikationskanäle;
  • Zentrale Administration der Verträge;
  • Support durch Lead bei der Integration und der Kommunikation mit ORCID;
  • regelmäßige Informationsveranstaltungen (Webinare und Workshops).

Was kostet die Mitgliedschaft im ORCID Austria Konsortium?

Das Konsortium basiert auf dem Premium-Tarif. Dieser ist abhängig von der Anzahl der Mitglieder.

Anzahl der Mitglieder Jährliche Mitgliedschaftsgebühr
20 – 34 Mitglieder 4.250 USD pro Mitglied
10 – 19 Mitglieder 5.300 USD pro Mitglied

Gemessen an der derzeitigen Größe des Konsortiums (18 Mitglieder Stand: August 2022) betragen die jährlichen Kosten für eine Premium-Mitgliedschaft im ORCID Austria Konsortium 5.300 USD pro Einrichtung.

Wann und wie kann meine Institution Mitglied werden?

Es ist jederzeit möglich, dem Konsortium beizutreten.

Schritte für einen Beitritt:

  1. Übermitteln Sie uns bitte per E-Mail die folgende Interessensbekundung.
  2. Sie bekommen vom Konsortiallead die notwendigen Informationen zusammen mit der Beitrittserklärung per E-Mail.
  3. Übermitteln Sie uns bitte per E-Mail die unterzeichnete Beitrittserklärung.
  4. Sie bekommen eine gegengezeichnete Kopie der Beitrittserklärung retour (nach Bedarf auch per Post).

Berechnungszeitraum:

Der Berechnungszeitraum umfasst in der Regel ein Kalenderjahr vom 1. Jänner bis zum 31. Dezember. Wenn eine Einrichtung innerhalb des Jahres dem Konsortium beitritt, werden die Kosten für die Mitgliedschaft anteilig berechnet. Wenn der Beitritt z.B. im Juni erfolgt, bezahlt die Einrichtung nur für die verbleibenden sechs Monate die Gebühren.

Was ist ein Premium Member Report und wie kann man die Daten sinnvoll interpretieren?

ORCID Austria Mitglieder erhalten als ORCID Premium Member monatlich einen „Premium Member Report„, in welchem sie die ORCID-Statistik ihrer Einrichtung einsehen können. Diese Reports werden in einem Google Drive abgelegt.

Der Report besteht aus den folgenden Feldern:

Feld Bedeutung
Email domain counts Anzahl von eindeutigen ORCID iDs, die auf die E-Mail-Domains der Einrichtung registriert sind.

Wenn die Einrichtung eine aktive Integration hat, wird auch die Anzahl der ORCID-iDs angezeigt, die auf die E-Mail-Domains der Einrichtung registriert sind und bei denen die Einrichtung eine „Trusted Organization“ ist.

Toral new registrations Anzahl der mit der Einrichtung affiliierten Personen, die sich als Teil des iD-Verbindungsprozesses über das institutionelle System für eine neue ORCID iD angemeldet haben. Diese Zahl bezieht sich jeweils auf den Monat des Reports.
Total integration users Anzahl der Personen in der Einrichtung, die die Integration genutzt haben, um ihre ORCID iD an ein institutionelles System (z. B. Repositorium oder CRIS-System) anzuschließen. Diese Zahl bezieht sich jeweils auf den Monat des Reports.
Integration users Grafische Darstellung der Anzahl der Personen, die die Integration pro Tag genutzt haben. Diese Graphik bezieht sich jeweils auf den Monat des Reports.
Actions taken by users Informationen über die Aktionen, die beim Verbinden einer ORCID iD mit dem System durchgeführt wurden (z. B. Authorization, New-Registration, Sign-in). Diese Information bezieht sich jeweils auf den Monat des Reports.
Users by country Länder, von denen aus auf die Integration zugegriffen wurde. Diese Daten werden aus der IP-Adresse des Rechners abgeleitet.

Wenn die Einrichtung noch keine aktive Integration hat, liefert der Report die Anzahl von eindeutigen ORCID iDs, die auf die E-Mail-Domains der Einrichtung registriert sind.

Technische Implementierung

Welche Schritte sind bei der technischen Implementierung erforderlich?

  1. Lesen Sie die technische Dokumentation von ORCID und der ORCID API.
  2. Beantragen Sie die Sandbox Credentials. Die technische Implementierung wird in der Testumgebung von ORCID (ORCID-Sandbox) durchgeführt und überprüft.
  3. Entscheiden Sie, wie Sie die API verwenden möchten und welche Berechtigungen erforderlich sind.
  4. Präsentieren Sie Ihre Integration, um sicherzustellen, dass die Best Practices eingehalten wurden.
  5. Beantragen Sie die Production Credentials .

Mögliche Integration Points werden von ORCID auf der Website beschrieben.

Wie funktioniert die ORCID API?

ORCID bietet eine Anwendungsschnittstelle (API – Application Programming Interface) an, die es anderen Systemen und Anwendungen ermöglicht, sich mit der ORCID-Registry zu verbinden.

ORCID hat eine Sammlung der am häufigsten gestellten Fragen (auf Englisch) zur Verwendung der API (API FAQ). Wir haben hier für Sie einige der wichtigsten ausgewählt. Die Antworten können wiederum zu weiteren Ressourcen für die Verwendung der API führen.

Wie unterscheiden sich die Public und Member API (Basic und Premium)?

Die Public API steht jeder bei ORCID registrierten Person und damit auch Institutionen zur Verfügung,  die nicht Mitglied von ORCID sind. Die Public API kann sowohl zur Authentifizierung von Forschenden als auch zur Suche nach und zum Abrufen öffentlicher Daten (Public Data) aus den ORCID-Records von Forschenden verwendet werden.

Die Member API (Basic und Premium) ermöglicht es Institutionen, mit der Einwilligung der Forschenden diese zu authentifizieren, auf read-only Informationen (Trusted Data) zuzugreifen, ORCID-Records zu bearbeiten und zu aktualisieren.

Weitere Ressourcen sind in folgenden Links zu finden:

Welche Systeme unterstützen die Integration von ORCID?

Einige Systeme unterstützen bereits automatisch die Integration mit ORCID.

Hierzu zählen zum Beispiel:

  • Repositorien:
    • DSpace
    • EPrints
  • CRIS-Systeme
    • Elements
    • PURE
    • DSpace CRIS
  • Publikations-Systeme
    • Open Journal Systems

Eine ausführliche Liste bietet ORCID unter: ORCID enabled Systems.  Die Integration mit ORCID kann auch in anderen Systemen erfolgen. Diese Liste umfasst allerdings nur jene Lösungen, die ORCID und die Community bereits anbieten.

Gibt es Beispiel-Workflows für die Integration?

Ja. Auf der Website wird eine Reihe von üblichen Workflows für die Integration von ORCID gezeigt. Momentan gibt es Informationen für die Integration via ORCID-API 3.0 und 2.0. Ab 1. September 2019 wird die Version 2.0 durch die 3.0 ersetzt.

Datenschutz

Wie garantiert ORCID die Datensicherheit?

ORCID hat sich an die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) angepasst und legt höchsten Wert auf die Datenschutzbestimmungen. Darüber hinaus basieren die Datenschutzpraktiken von ORCID auf drei Ebenen der Offenheit und des Datenschutzes (everyone – öffentlich, trusted – eingeschränkter Zugang und only me – privat), die immer von den einzelnen Forschenden selbst kontrolliert werden.

Description of the visibility settings ORCID

Was sind Trusted Parties (Organizations und Individuals)?

„Trusted Parties“ sind Organisationen oder Einzelpersonen, die Zugriff auf den ORCID-Record eines Dritten haben. Abhängig von der Art des Zugriffs kann die Trusted Party die Daten des ORCID-Records lesen und/oder bearbeiten.

Der Widerruf der Einwilligung zur Datenbearbeitung (bzw. Datentransfer) ist jederzeit möglich. Die Einwilligung wird direkt unter „ORCID-Konto-Einstellungen“ auf der ORCID-Plattform entfernt.

List of trusted organizations in an ORCID Record

Wie lange und wo speichert ORCID die Daten?

ORCID speichert die Daten solange das Konto aktiv ist oder solange es für die Erbringung von Dienstleistungen, einschließlich der Reaktivierung, erforderlich ist (ORCID Privacy Policy Abschnitt 9.2. https://orcid.org/privacy-policy#Transparency ). Nach der Deaktivierung eines Kontos, speichert ORCID nur eine kryptographisch zerlegte Version der E-Mail (ORCID Privacy Policy Abschnitt 7.0) und die ORCID iD. Der Rest der in dieser ID enthaltenen Informationen (z. B. der Name) wird aus der Registry gelöscht.

Für die Aufbewahrung der Daten werden die Services von Rackspace mit Backup in Irland benutzt.

Wurde ein Datenschutzrechtliches Gutachten über ORCID erstellt?

Ja, als Teil des ORCID DE Projektes hat die Anwaltskanzlei iRights.Law im Auftrag der DFG ein Gutachten mit dem Titel „ORCID aus datenschutzrechtlicher Sicht“ erstellt, welches ORCID stellenweise sogar Vorbildcharakter bescheinigt. Das Gutachten kann unter dem DOI: http://doi.org/10.2312/lis.17.02 abgerufen werden.